Bevoorrading via een hub: lessons learned van de UvA-HvA

Slimmer, schoner en sneller. Dat is het idee achter de logistieke hub, het bundelingsplan van de Hogeschool van Amsterdam en de Universiteit van Amsterdam. 8 maanden na lancering maakt projectleider onderzoek Susanne Balm de balans op en deelt hun lessons learned.
Bevoorrading via een hub: lessen van de UvA-HvA
De Amsterdamse onderwijsinstellingen UvA en HvA bundelen sinds vorig jaar de krachten voor het transport van goederen. De transporten naar de 36 locaties van de universiteit en hogeschool verlopen via een eigen hub aan de rand van de stad in Duivendrecht. Deudekom is de regisseur van de hub. Voor de last mile wordt gebruik gemaakt van PostNL. Hiervoor worden elektrische voertuigen en vrachtfietsen ingezet. Transmission is uit het plan gestapt nadat letterlijk de stekker uit de Cargohopper getrokken werd.

Grote reductie op het aantal ritten

8 maanden na de live gang staat het aantal leveranciers dat bij het project betrokken is op 8. Dat zijn Canon, Maas, Heijmans, CWS, Technische Unie en Staples voor de UvA en HvA. Lyreco en Ricoh leveren via de hub aan de gemeente Amsterdam. Op termijn moeten meer van de in totaal 8.000 leveranciers aansluiten. Samen zijn ze goed voor zo’n 30.000 ritten per jaar.

Verdeelsleutel

Zo ver is het nog lang niet. Leveranciers aantrekken blijft een uitdaging, omdat iedereen zijn eigen processen al heeft ingericht. “Maar het gaat om het totaalplaatje en de gezamenlijke efficiency en de bijbehorende verdeelsleutel qua kosten en opbrengsten inzichtelijk krijgen. Dat heeft tijd nodig. Daarnaast ligt het aantal elektrische vervoersopties niet voor het oprapen,” verklaart Balm de complexiteit. Maar ontevreden is ze niet. “Na de start met het printpapier van Canon is er inmiddels een “hub in hub” voor koffieleverancier Maas. De bevoorrading van CWS verloopt via de hub en Heijmans houdt dagelijks bij hoeveel uitstootvrije leveringen ze dankzij de hub hebben gehad.” Interesse in het concept en de aanpak groeit. De Hogeschool Arnhem/Nijmegen is samen met Radboud Universiteit en Radboud UMC gestart met een soortgelijk project in Nijmegen. Reden voor Susanne Balm, projectleider onderzoek haar lessen te delen.

1. Aanjagers: publieke instellingen en ondernemersverenigingen

Publieke instellingen zijn als grote inkopers een belangrijke aanjager: de gemeente, een onderwijsinstelling, ziekenhuis, cultuurinstelling. Zij hebben een voorbeeldrol en door hun maatschappelijke doelstellingen direct baat bij het verduurzamen van transport. Zie artikel Publieke inkoper aan zet (2015). Ook ondernemersverenigingen kunnen gezien worden als grote inkoper, wanneer zij inkoopkracht van individuele leden bundelen. De focus op individuele ondernemers of winkeliers (de middenstand) bij de totstandkoming van een hub is in het verleden niet succesvol gebleken.

2. Creëer draagvlak hoog in de organisatie

Denk aan: de wethouder, College van Bestuur, Hoofd Inkoop en directeur Facility Services. Zorg voor bewustwording en inzicht in de omvang van het vervoer dat de organisatie genereert. Dit kan door te observeren en turven bij ontvangst, crediteurenlijsten te analyseren, en herkomstlocaties in kaart te brengen.

3. Ambities breed communiceren, belanghebbenden betrekken

Communiceer de ambities (reduceren van vervoersbewegingen, bundelen op hub, inzet van schoon vervoer) breed en betrek verschillende functies uit de organisaties bij de plannen, zoals inkopers, facility managers, duurzaamheidsmedewerkers, contractmanagers en het aanbestedingsteam.

4. Herzie en wijzig als inkopende organisatie waar mogelijk (toekomstige) afspraken met leveranciers

  • Bekijk de mogelijkheid om de leverfrequentie van leveranciers te verlagen. In plaats van binnen 24 uur leveren, naar twee keer per week kan veel transportkosten besparen. Met die besparing kan het vervoer vanaf de hub (deels) bekostigd worden.
  • Neem het vervoeren via een hub op in nieuwe aanbestedingen als eis, wens of voortuitzicht.

5. Zoek aansluiting bij bestaande logistieke dienstverleners

Zoek aansluiting bij de kennis, ervaringen en faciliteiten (warehouse, voertuigen) van bestaande logistiek dienstverleners. Start geen eigen hub zonder volume of zonder ervaren personeel. Er moet al een bestaande inkomstenstroom zijn om de opstartfase te overleven.

6. Benader de grootste potentiële leveranciers

Betrek verschillende medewerkers van deze bedrijven erbij: accountmanager, MVO manager, logistiek manager. Belangen kunnen onderling verschillen. Ga na waar en bij wie enthousiasme/motivatie zit om mee te werken. Beter eerst klein en succesvol beginnen dan groot en risicovol.

7. Wees open en begripvol

Wees open over beweegredenen, barrières, kosten en baten. Toon begrip voor elkaars situatie. Elke case kent een andere business case. Laat leveranciers en logistiek dienstverleners allereerst samen met elkaar onderhandelen.

8. Neem ook besparingen buiten de stad mee

De effecten van een hub zitten zeker niet alleen in de stad, maar ook in de kilometers naar de stad toe. Wanneer de leverancier voorraad kan houden op de hub (dus dicht bij de klant) kan dat veel kilometers en kosten buiten de stad besparen. De frequente bevoorradingsstroom betreft dan immers maar een paar kilometer. Dit is een belangrijk aspect van de business case.

9. Onderschat niet de tijd die nodig is om ICT systemen op elkaar aan te laten sluiten

De systemen kunnen bij elke organisatie anders ingericht zijn. Ga geen orders handmatig overtikken, maar schakel ICT advies/ondersteuning in.

10. Werk samen met stagiaires en afstudeerders en laat ze doorgroeien binnen je organisatie

Zo behoud je de kennis en “de nieuwe manier van denken” direct in huis.

11. Deel je kennis en ervaring

Treedt samen naar buiten, publiceer, organiseer bezoeken en deel de kennis met andere organisaties en (vak)media. Daarmee wordt de kans op opschaling groter en het zorgt voor motivatie, bevestiging en erkenning bij de mensen die aan de implementatie werken.

12. Schaal op naar andere organisaties, zowel lokaal als in andere steden

Werk in andere steden wederom samen met bestaande logistiek dienstverleners die al activiteiten en faciliteiten hebben in het gebied. Zie ook www.slimenduurzaam.nl
FacebookTwitterGoogle+Share